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是你創業的最佳選擇!

虛擬辦公室

虛擬辦公室的真正含義與使用價值

擬企業最需要的商務辦公平台
目前,許多中、小企業由於業務的需要,急需設立辦事機構,但遇到的最大障礙,就是難以支付那昂貴的場地租金、高代價的人員工資以及各種龐大的開銷,使得設立辦事處成為了一種可望而不可及夢想和奢望。
為了解決和改變這種現狀,為企業提供最需求的服務虛擬辦公室為企業搭建一個商務辦公平台,從根本上排除這些障礙,為企業拓展市場,早日成功助一臂之力
申請“虛擬辦公室”基本條件 
 
 
1、具有合法的工商營業執照的企業或
  個體。
2、需要設立辦事處的。
3、需要租用臨時辦公場地的。 
“虛擬辦公室”服務的對象 
 
 
☆ 需要在設立辦事處的中、小企
  業或公司。
☆ 那些業務剛起步還不能負擔一個長
  期的辦公室費用的公司;
☆ 那些不需要員工來營運的公司;
☆ 那些希望在租下長期辦公室前先要
  測試一下市場的公司;
☆ 需要一個高級門面辦公室的公司;
☆ 還沒有準備好租用一個長期辦公地
  點而在家中工作的職業者;
☆ 職業者更改地址後仍需要保持一個
  商務展示;
☆ 那些需要一個優越的地址與其客戶
  商務交往的公司;
☆ 長期出差或臨時需要辦公室者 

 
虛擬辦公室的優勢——節省資金;降低風險;服務完善 


★ 節省資金,降低成本


“完美辦公”可以解決中、小企業由於資金不足,難以設立辦事處的難題。這些企業不再自己租用昂貴的辦公場所,也不用聘用專職的秘書、行政人員,更不用購置各種辦公設備、辦公用品等,這些將為企業節省了大量的開銷,只要投入較少的費用,就能擁有一個交通非常便利的辦公場所,一個專業的電話秘書,一個配備現代化辦公設備,並擁有眾多員工的大公司形象。

★ 節省時間,提高效率


“完美辦公”更有效的為企業節省了大量寶貴的時間,讓企業騰出更多的時間和精力處理其核心業務。如:不用接聽眾多的電話,讓電話秘書去處理,處理不了的問題再接過來;不用再勞神去管理眾多的員工,不用再操心購置辦公設施等等。 

★ 不會放過每一個商業機會


錯失潛在客戶的一個電話可能損失的代價是非常昂貴的。讓客戶看到名片上只有一個郵政信箱造成的不信任感也是很昂貴的。名片上只有一個移動電話讓人家知道這只是一個一人公司所付出的代價也可能是很昂貴的。最重要的,錯失了一個來電的成交機會更是一個很大的損失!記住,“完美辦公”所提供的服務,不僅僅是節省了資金和時間,更重要的是不會放過每一個商業機會。

★ 馬上擁有高素質的團隊及良好的公司形象


許多人認為,電話秘書及客服人員,只是接聽電話或應付來電。如果是這樣,那就錯了,其實這是一個非常重要的環節,是企業的“窗口”及“形象”。一個好的電話秘書應該含蓋了協助她的客戶(企業主),與企業的客戶進行良好的溝通,並非常禮貌及專業的解答各種問題,當解答不了或處理不了時,再將電話轉接到相關人員。這樣,不但為企業節省了大量的時間,同時,更能通過電話的轉接,層層深入並圓滿的解答了客戶的問題,讓來電的客戶感受和看到一個訓練有素的團隊。如此一來,即使是一個人的公司,也可以擁有大公司的資源,擁有高素質的團隊,創造出大公司一樣的形象。讓企業與客戶之間更容易奠定信心。讓成功來得更加精彩!

★ 有助於業務的高速拓展


一個政治、經濟、文化交流中心的大都市設有辦事處, 非常有利於提升自身的形象和地位, 更能增強在國內及國際上快速拓展業務的競爭力。 

 

風險知多少


葉先生開了一家公司,創業之初資金緊張,只能在家辦公。

公司成立3個月後,葉先生接了第一筆業務,對方提出面談。葉先生擔心客戶發現他們連個辦公室都沒有,會產生不信任感。為難之際,他突然看到了一則“虛擬辦公室”的廣告。所謂虛擬辦公室,是指以辦公室出租為核心的“辦公室外包”服務,包括為租賃者提供辦公場所、辦公桌椅、文件櫃、會客室等服務,不過,辦公室裡的所有物品都不屬於租賃者。

簽約那天,葉先生把客戶約到了他臨時租用的虛擬辦公室,雙方談得十分投機。開心之餘,葉先生也有點擔心———虛擬辦公室往往同時租借給多家公司使用,管理較亂。今後,自己會不會遇到意想不到的法律風險呢?

於一些資金不豐厚的創業者,虛擬辦公室的確很有吸引力,但這一新生事物也存在不少法律風險。首先,利用虛擬辦公室申報企業登記註冊,屬於違法行為。如果公司沒有固定的辦公地址,一般無法取得企業登記註冊,即使蒙混過關,發現後也將受到嚴厲處罰。

其次從租賃雙方來看,對於作為承租方的企業而言,很多虛擬辦公室的“房東”往往只是承租有關房屋的“二房東”,如果其本身缺乏誠信和實力,承租方將面臨很大風險;而對真正的“房東”來說,由於承租方在租房時未必會提供營業執照,因此若承租辦公室的企業違法經營,房屋出租方將可能承擔連帶的法律責任。


網音IPS

Virtual Office

解決方案

為什麼Virtual Office會需要IPS?

客戶可以享有電話前台代接服務,而前台電話接待是一對多的,即作為一家商務中心前台並充當所有租戶的前台,服務形式辦公室及虛擬辦公室的供應商需求一套特殊的電話系統。網音IPS一對多平台上集成的話務控制台、電話、短信、郵件等功能,完美的解決了虛擬辦公室供應商對電話系統靈活性、可定制性的要求。

IPS一對多平台為Virtual Office帶來什麼好處?

電話前台代接服務(秘書服務):一般情況下,當客戶租用了您的辦公室或者購買了Virtual Office服務,您會提供一個當地的電話號碼,這個電話號碼能夠直撥電話,同時對應商務中心其它線路是相互獨立的,相互不會聽到對方通話。外面的客戶撥打這20條線都能轉到前台。

  當外面的客戶撥打該電話時可實現

1、當客戶在辦公室的時候,可設置電話直接打進辦公室或由前台代接聽,如設置由前台代接,前台電話響的同時,顯示器會彈出示出對方號碼,在撥什麼電話,根據對方撥打的電話號碼自動匹配顯示該號碼現階段對應的公司資料(包括公司名,聯繫人,問候語等等),前台接線人員可以根據客戶設定的問候語,以該公司的身份接聽電話,如:你好!我這邊是ABC公司,有什麼可以幫到你?,然後接線人員可以將線路轉入對應辦公室或代留言。

2、當客戶不在辦公室時,客戶可設置電話轉到前台,前台可以以該公司身份代接電話並留言。

3、客戶不在辦辦公室時,可直接設定電話轉接到客戶的手機號碼或者轉到語音留言,我們可以調用語音留言給客戶。

4、當客戶需要發收傳真時,前台工作人員可以將電話轉到電腦接收傳真。

5、客戶通過網站後台設定個性電話問候語,電話系系統能夠自動更新,前台接線員能夠通過電話系統看到客戶網站後台更新的個性化問候語。

6、當外面客戶給租戶留言後,語音留言能夠自動上傳到客戶對應的網站服務後台。

7、外面的客戶發送傳真過來是直接以電子版形式接收,能夠直接上傳到客戶對應的網站服務後台

 

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